Digitale Notfallvorsorge

Fällt der Firmenchef oder IT-Verantwortliche plötzlich aus, besteht möglicherweise auf betriebsinterne Informationen über Geschäftsabläufe und Geschäftspartner kein Zugriff mehr. Wenn niemand an Passwörter gelangen kann, droht Handlungsfähigkeit für den Betrieb, was im schlimmsten Fall die Existenz kosten kann.

Digitaler „Fußabdruck“

Die elektronischen Spuren sind vielfältig: Sie reichen von Email Accounts, über die Firmenhomepage, Online-Banking, elektronischen Bezahldiensten wie z. B. PayPal, Kundenkonten bei Lieferanten, Streaming-Diensten, PC Software wie Buchhaltungs- und Bildbearbeitungsprogramme bis zu Speicherplatz in einer Daten-Cloud etc.

Digitales Erbe

Im Todesfall spricht man von digitalem Erbe. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass Eltern auch ohne vorherige Nachlassregelung den Facebook-Account ihrer verstorbenen Tochter einsehen dürfen. Daraus darf keinesfalls gefolgert werden, man müsse sich insbesondere im geschäftlichen Bereich nicht um sein digitales Erbe kümmern. Denn schon im Vorfeld etwa bei Krankheit oder im Falle einer Operation kann der Firmenchef oder IT-Verantwortliche des Betriebes als digitale Schlüsselperson nicht mehr handlungsfähig sein, selbst falls dies nur vorübergehend sein sollte. Daher ist digitale Notfallplanung unverzichtbar.

Notfallplanung

Empfehlenswert sind Notfallpläne und betriebliche Vereinbarungen. Relevante Informationen und Handlungsanweisungen zur Informationstechnik und Internetaktivitäten sollten nicht nur an eine Person gebunden sein. Es empfiehlt sich daher vorab einen Stellvertreter und noch besser einen weiteren nachrangigen Stellvertreter zu bestimmen, um im Unglücksfall die Handlungsfähigkeit des Betriebes sicherzustellen.

Hinterlegte Zugangsdaten

Es bedarf einer Liste mit Benutzernamen und Passwörtern. Diese Liste sollte ständig aktuell gehalten werden. Auf ihr sind auch die Zugangs- und Benutzernamen sowie Passwörter zu erfassen. Sie ist an einem sicheren Ort aufzubewahren, damit sie nicht in falsche Hände gerät. Empfehlenswert ist ein Safe oder ein virtuelles Schließfach. Der Zugang sollte dann über eine Kontrollinstanz erfolgen wie beispielsweise über einen Notar oder über eine besonders vertrauenswürdige Person, welche die Anweisung hat, auf diese Liste nur im dafür vorgesehenen Fall zuzugreifen und Inhalte daraus weiterzugeben.

Vollmachtserteilung

Die digitale Schlüsselfigur muss entsprechende Vollmachten schriftlich erteilen. Im Detail sollte dann festgelegt werden, wer beispielsweise Zugang zu Online-Daten und Daten auf Speichermedien bekommt, ob Accounts deaktiviert oder gegebenenfalls gelöscht werden oder was mit Dateien, Fotos und Videos geschieht. Etwas weiter ausholend kann eine Vorsorgevollmacht auch ausdrücklich das Handeln im digitalen Bereich abdecken.

Denn wenn beispielsweise ein Betriebsinhaber im Koma liegt, nützt eine Erbeinsetzung nichts, weil Verfügungen von Todes wegen zu Lebzeiten keine Handlungsbefugnis vermitteln. Im Todesfalle dürfen Erben zwar Geschäfte auch im digitalen Bereich ohne vorherige Bevollmächtigung weiterführen, jedoch kann viel Zeit verstreichen, bis sie hierzu tatsächlich in der Lage sind.

Wenn eine Vollmacht auch über den Tod hinaus weitergilt, wird es dem Bevollmächtigten leichter gelingen, im Todesfalle mit dem digitalen Erbe wie gewünscht umzugehen. Mit klaren Regelungen - sei es in einer Vollmacht oder sei es in einer Verfügung von Todes wegen - ist es deutlich einfacher, beispielsweise bei sozialen Netzwerken wie Xing, Facebook etc. Zugriff zu erhalten.